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  • AutorenbildBernhard Lermann

Im Handumdrehen zur modernen Hotelinfrastruktur

Der 2021 gegründete Vagabond Club ist ein Zusammenschluss einzigartiger Boutique Hotels. Jetzt entschloss sich Vagabond Club, die Technik in seinem Kern neu zu gestalten.

Die vier charmanten Stadthotels wurden innerhalb von nur drei Monaten von OPERA auf die Apaleo-Plattform migriert.
Die vier charmanten Stadthotels wurden innerhalb von nur drei Monaten von OPERA auf die Apaleo-Plattform migriert.

©Vagabond Club

Nach dem Kauf der beiden Hotels im Jahr 2021 hatte der Gründer und Eigentümer Rupert Simoner die Wahl, die alte, unflexible Technologie beizubehalten oder etwas Neues zu versuchen. Eine eigene, maßgeschneiderte und flexible Infrastruktur war der Hauptantrieb für die neu gegründete Marke, die über 300 Zimmer, Studios und Suiten in Berlin, Leipzig, Wismar und Dresden verfügt. Die vier charmanten Stadthotels wurden innerhalb von nur drei Monaten von OPERA auf die Apaleo-Plattform migriert.


Wenn man über einen längeren Zeitraum mit veralteten Systemen arbeitet, stellt man fest, dass diese nicht zukunftsfähig sind und oft anfangen, eine Hotelanlage zu belasten. Diese Erfahrung machte auch Adrian Schmidt, Digital Innovation Director im Vagabond Club: "Mit OPERA stießen wir mit dem PMS der bestehenden Hotels schnell an unsere Grenzen. Wir waren nicht in der Lage, unser gesamtes Inventar zu speichern und die Buchungsmaschine vollständig zu synchronisieren. Die technischen Hürden für die Umsetzung waren einfach zu hoch." Anfang 2021 machte sich Schmidt auf die Suche nach einem Technologieanbieter, der ihm die Freiheit geben würde, Bausteine im System zu ändern oder zu ersetzen, wenn es das Geschäft erfordert. Die Property-Management-Plattform von Apaleo wurde seine erste Wahl, um die OPERA-Lösung von Oracle bei Vagabond Club Hotels zu ersetzen.


Optimierter Front-Office-Betrieb und unbegrenzte Anpassungen ohne zusätzliche Kosten.


Entscheidend bei der Suche nach einer PMS-Alternative war, dass es Wachstum und Kreativität unterstützt, statt diese einzuschränken. Die herausragenden Qualitäten von Apaleo im Vergleich zu ORACLE und Infor waren laut Schmidt, dass Apaleo keine Lizenzkosten, technische Hürden oder bürokratischen Aufwände für Schnittstellen hat. Schmidt bringt es auf den Punkt: "Sobald wir etwas entwickeln wollen, sollten wir es selbst tun können."


Während die Umstellung eines PMS auf eine Plattform oft als Operation am offenen Herzen beschrieben wird, war der Wechsel zu Apaleo ein Kinderspiel. Alle Vagabond Club-Häuser sind nun ohne Einschränkungen buchbar, und auch die betrieblichen Abläufe vor Ort funktionierten vom ersten Tag an. "Unsere General Manager berichten, dass Apaleo viel schneller ist als das vorherige System. Sie haben endlich mehr Zeit, sich um den Gast zu kümmern", bestätigt Carla Lopes, General Manager des Vagabond Club.


Keine Gebühren für den Datenzugang und mehr Zeit für die Gäste


Eine der Möglichkeiten, wie der Vagabond Club seine Technologie modernisieren konnte, war die Programmierung eines Gäste- und Einzahlungsregisters zusammen mit einer kundenspezifischen CRM-Schnittstelle zu Apaleo. Das Ergebnis war sofort sichtbar und ermöglichte es dem Vagabond Club, bei der Kommunikation mit den Gästen flexibler zu sein. "Im Vergleich zu anderen Systemen arbeitet die browserbasierte Schnittstelle von Apaleo extrem schnell", sagt Adrian Schmidt. "Das macht sich besonders an der Rezeption bemerkbar, wo zehn Sekunden vor dem Gast wie eine halbe Ewigkeit erscheinen können."


Im Gegensatz zu anderen Anbietern unterstützt Apaleo Anpassungen nicht nur, sondern fördert sie aktiv. Inspiriert davon nahm Vagabond Club die Dinge selbst in die Hand und listete die Apaleo-APIs bei MetaAPI auf, um einfache automatisierte Aufgaben durchzuführen, für die nur geringe Programmierkenntnisse erforderlich sind. Adrian Schmidt fügt hinzu: "Wir hatten einen Anwendungsfall, der so geringfügig war, dass wir Apaleo nicht einmal fragen mussten. Stattdessen fügte unser Team die öffentlichen APIs von Apaleo zur MetaAPI-Plattform hinzu, wo sie ihre 'Zaubersprüche' - wie das Unternehmen sie beschreibt - wirken können, und unsere unmittelbaren Bedürfnisse bei Vagabond sind abgedeckt."


Innerhalb von nur drei Monaten konnte Vagabond das System in allen vier Hotels auf Apaleo umstellen und gleichzeitig den gesamten Betrieb weiterführen.
Innerhalb von nur drei Monaten konnte Vagabond das System in allen vier Hotels auf Apaleo umstellen und gleichzeitig den gesamten Betrieb weiterführen.

©Vagabond Club


Nahtlose Gästereise


Der Vagabond Club wollte seinen Gästen eine reibungslose Abwicklung von der Buchung bis zum Check-out bieten, ohne Stress und administrative Hürden, und gleichzeitig den Erwerb von Zusatzleistungen erleichtern.


Innerhalb von nur drei Monaten konnte Vagabond das System in allen vier Hotels auf Apaleo umstellen und gleichzeitig den gesamten Betrieb weiterführen. "Mit Apaleo haben wir einen Partner gefunden, der es uns ermöglicht, in kürzester Zeit eine moderne Hotelinfrastruktur aufzubauen", sagt Adrian Schmidt. "Neben dem offenen PMS von Apaleo konnten wir problemlos andere Anbieter wie Straiv ( früher CODE2ORDER) anbinden und unsere eigenen Lösungen entwickeln."


Mit Straiv, dem integrierten App-Partner von Apaleo, sind Online-Check-in und Check-out ein Kinderspiel. Automatisierte E-Mails sind einfach einzurichten und informieren die Gäste darüber, dass sie mit ihrem Handy frühzeitig einchecken können. Ein integriertes Zahlungssystem verkürzt zudem die Check-in-Zeiten.


50 % weniger administrativer Aufwand


Inspiriert von Online-Check-in-Prozessen an Flughäfen, hat Straiv die Reise der Gäste für Vagabond Club optimiert, darunter auch die Gästekommunikation. Es brauchte nur kleine, einfache interne Funktionsentwicklungen, um eine Schnittstelle mit Messerschmidts Schließsystemen zwischen Vagabond Club und Straiv zu ermöglichen und gleichzeitig mit Apaleo zu synchronisieren.


Das spart den Mitarbeitern rund 50 % der bisherigen Administrationsarbeit, die sie nun in die Gäste investieren können. Neben dem Versenden von Rechnungen wird Straiv bald auch das Gesicht für Upselling und Concierge-Services sein.


Zwar muss jedes Hotel dem Revenue Management Priorität einräumen - schließlich hält es das Hotel über Wasser -, aber das bedeutet nicht, dass viel Zeit für die Ertragsverwaltung aufgewendet werden muss. Das Revenue-Management-Team des Vagabond Club wurde durch die manuelle Datenverarbeitung aufgehalten. Das Endergebnis war nicht besser und der Prozess war umständlich, so dass die Geschäftsführung beschloss, einen anderen Ansatz zu wählen.


Ausgereiftes, automatisiertes Revenue-Management-System


Für die Berichterstattung und das Revenue Management nutzt Vagabond Club Hotellistat, das über eine Zweiwegverbindung mit Apaleo kommuniziert. "Das regelgesteuerte Revenue Management ist ein außergewöhnliches Feature für ein PMS. Der offene Austausch zwischen den beiden Systemen macht es unvergleichlich zu anderen Anbietern. Unserer Erfahrung nach sind KI und datengesteuerte Automatisierung unseres Raten-Managements dem manuellen Eingriff haushoch überlegen. Wir können damit unsere durchschnittliche Tagesrate automatisch erhöhen, ohne immer wieder manuell eingreifen zu müssen", erklärt Adrian Schmidt.


Täglich 30 Minuten Zeitgewinn bei der manuellen Datenverarbeitung


Der Vagabond Club nutzte die Vorteile der automatischen Preisanpassung von Hotellistat, bei der die Zimmerpreise kontinuierlich auf der Grundlage von Echtzeit-Marktdaten aktualisiert werden. Dadurch spart der Revenue Manager etwa 30 Minuten pro Tag, die er früher für manuelle Übertragungen verwenden musste. Diese Zeit kann nun für eine qualitative Analyse der Daten genutzt werden.


"Unserer Erfahrung nach sind KI und datengesteuerte Automatisierung unseres Raten-Managements dem manuellen Eingriff haushoch überlegen."
"Unserer Erfahrung nach sind KI und datengesteuerte Automatisierung unseres Raten-Managements dem manuellen Eingriff haushoch überlegen."

©Apaleo


Die Technologielandschaft von Vagabond Club:

  • Booking.com-Konnektor - Direkter OTA-Konnektor

  • Expedia-Konnektor - Direkter OTA-Konnektor

  • HRS-Konnektor - Direkter OTA-Konnektor

  • myIBE von detco - Buchungsmaschine

  • Hotellistat - Umsatzverwaltungssystem

  • straiv von CODE2ORDER - Gäste-App & Selbstbedienungs-Check-in/out

  • Make - Automatisierungsplattform

  • helloTESS - Restaurant-Kassensystem

  • EUROFLUXO - Zimmerservice-System

  • Datev Connector - Buchhaltungssystem


Der Vagabond Club hat sich der Umstellung auf Apaleo verpflichtet und plant bereits weitere digitale Entwicklungen. Der Gründer und Inhaber von Vagabond Club, Rupert Simoner, erklärt, dass die geplante Erweiterung der Marke R.evo, ein Münchner Projekt mit 600 Zimmern, Studios, Apartments und Maisonetten, mit Apaleo realisiert werden soll.


"Im Rahmen des R.evo-Projekts geht unser Unternehmen noch einen Schritt weiter und nutzt weitere Vorteile der Infrastruktur. So soll zum Beispiel das komplette Klimakontrollsystem an die Apaleo-Plattform angeschlossen werden. Durch die Überwachung von Echtzeitdaten in Apaleo über die API können wir die Energiekosten enorm senken. R.evo wird ein hervorragender Prototyp für eine große Anlage sein, die Apaleo nutzt. Wenn man ein Hotel mit 607 Zimmern mit unserer Systemlandschaft betreiben kann, dann gibt es für niemanden mehr einen Grund, sich auf Altsysteme zu verlassen. Wir können dann unsere maßgeschneiderte Infrastruktur in kürzester Zeit auf weitere Hotels ausweiten."


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Bernhard Lermann

Chefredakteur

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