Gästekommunikation ohne Umwege

So optimieren In-Room Tablets den Gäste-Service, erhöhen den Komfort und vereinfachen die Abläufe für das Gastgeber-Team.

Foto: Alpenresorts Ladis

Bei Hotelanlagen Ferienappartements, Lodges und Chalets liegt die Rezeption selten nur wenige Schritte vom Zimmer entfernt. Der persönliche Kontakt zum Gastgeberteam ist oft nicht unmittelbar möglich. Umgekehrt ist auch jeder Service mit längeren Wegen und damit Wartezeit verbunden. In-Room Tablets vereinfachen dem Gast und dem Team das Leben und Arbeiten.

Im Fall der Alpenresorts Ladis im Tiroler Oberland galt es, fünf Gästehäuser mit insgesamt 30 Unterkünften im Umkreis von circa 15 km von einer Rezeption aus zu betreuen, inklusive Services wie Brötchen- und Frühstücksservice, Fahrradverleih und Spa-Reservierungen.

Digitale Gästemappe in nur einem 8 Zoll großen Tablet

Vor der Einführung der SuitePads musste das Team alle Infos in den 30 Unterkünften jeweils vor der Sommer- und Winter-Saison austauschen. Also in jede einzelne Unterkunft fahren, alle Blätter aus den Folien der in Schweinsleder gebundenen Gästemappen entfernen und die neu gedruckten einlegen. Ein Prozess, der jede Saison Zeit und Mitarbeiter band und dazu Unmengen an Papier kostet. Die Gastgeber entschieden sich deshalb für eine digitale Gästemappe. SuitePad vereint die klassische Gästemappe, Reiseführer, In-Room Entertainment, Roomservice, Menü und Hotel-Shop in nur einem 8 Zoll großen Tablet-PC.

Mit nur wenigen Klicks sehen die Gäste, was in der aktuellen Saison im Erlebnis-Eldorado rund um Ladis in Tirol zu finden ist, praktische Verlinkungen inklusive. Vor allem in Corona-Zeiten, in denen die Öffnungszeiten der Seilbahnen oder Erlebniswelten ständig wechselten, waren die schnellen und direkt einsehbaren Informationsänderungen eine große Erleichterung für die Inhaberfamilie Röck und ihr Team.

Foto: SuitePad

Schnelle Anpassungen von der Rezeption aus

„Wir können alle News rund um die Ausflugsziele, Restaurants und Sommer- und Winterangebote auf die einzelnen Häuser anpassen und das ganz einfach von der Rezeption aus. Bereits damit hat sich der Umstieg auf die neuen Tablets schon bezahlt gemacht“, schwärmt Frau Röck.

Auch weniger relevante, aber ebenso wichtige Informationselemente, wie Bedienungsanleitungen für den Safe, den Whirlpool oder das Küchenequipment sind im SuitePad zu finden. Besonders in der Alpenlodge Alexander, wo Luxus großgeschrieben wird, sind Gäste für schnell zu findende Hinweise zu den verschiedenen Ausstattungsmerkmalen dankbar.

Über Push-Nachrichten zusätzliche Angebote verkaufen

Über das SuitePad können Gäste auch E-Bikes mieten, jeweils mit allen Bildern und technischen Daten übersichtlich dargestellt; mit nur einem Klick stehen sie bereit. Ohne zum Telefonhörer zu greifen oder an der zentralen Rezeption halt zu machen, können sie ganz bequem den Wäscheservice oder den zeitnahen Wäschewechsel buchen.

Das Ladis-Team nutzt das SuitePad, um mittels Push-Nachrichten über Besonderheiten zu informieren – gezielt und zeitnah. „Morgen gibt es eine geführte Wanderung zum beliebten Hexenkopf. Bestätigen Sie Ihre Teilnahme mit einem Klick“ – so oder so ähnlich kann eine kurze Nachricht auf dem Tablet der Gäste lauten.

Foto: Alpenresorts Ladis

Keine ausgedruckten Brötchenlisten mehr einsammeln

Die Gäste der Alpenresorts Ladis können sich Frühstück oder auch nur einen Brötchenservice bestellen. In der Vergangenheit bedeutete dies, in jeder Unterkunft lag täglich eine neue Brötchenliste aus, die vom Gast im Zimmer hinterlegt oder abgegeben wurde. Bis halb sechs Uhr abends sollten diese ausgefüllt bereit liegen, um die Bestellung noch rechtzeitig auszulösen. Auch hier musste das Ladis-Team täglich alles abfahren. In einer Region, die auf eine nachhaltige Lebensweise setzt.

Heute mutet der Ladis-Brötchenservice wie ein digitaler Webshop an. Mit Fotos der Backwaren, Zutatenliste und mehr. Die Gäste klicken an, was sie gerne am nächsten Tag zum Frühstück hätten und das Resort-Team erhält die Bestellung unmittelbar digital.

Digital bedeutet Sicherheit vor Übertragungsfehlern

Verwechslungen jeder Art sind so passé. Kein Kreuzchen kann übersehen werden. Außerdem wird der Gast sofort digital informiert, wenn die Bestellung zu spät für den morgigen Tag aufgegeben wurde, so kann er rechtzeitig umplanen und das Rezeptions-Team muss nicht händeringend versuchen, den Gast abends noch zu erreichen.

Zusätzlich zum reinen Brötchenservice bieten die Unterkünfte auch einen individuellen Frühstückskorb an. Wie in einem kleinen Shop, können die Gäste Käse, Wurst, Marmelade, frisch gepressten Orangensaft und Müsli selbst zusammenstellen und ebenfalls direkt online ordern. Mit nur wenigen Klicks ist das nächste Frühstück ihrer Gäste gesichert – ein Vorteil für Gast und Gastgeber. Auch Wein und andere Getränke können jederzeit über das In-Room-Tablet bestellt werden.

Foto: Alpenresorts Ladis

Auch der Fernseher wird über das Tablet gesteuert

Das Team klärt seine Gäste bei der Ankunft an der Rezeption kurz über die digitale Gästemappe auf und über die Tatsache, dass sie dort alles finden, was es über Unterkunft und Region zu wissen gibt. „Vom ersten Tag an kamen die Tablets gut an. Unsere Gäste sind meistens sehr unabhängig und technikaffin. Egal ob jüngere Pärchen oder Familie, die uns meist im Sommer besuchen oder die älteren Gäste, oft mit Hund, die wir im Herbst und Winter beherbergen“, erzählt Frau Röck.

Wenn zur Sprache kommt, dass auch der Fernseher über das Tablet gesteuert wird, sorgt das oft für eine zweite Überraschung. Eine positive, die ebenfalls gerne angenommen wird. Vor allem der erhöhte Hygieneaspekt beim Einsatz der SuitePads war in den letzten Jahren für die Gastgeber und Gäste ein wichtiges Plus.

Digitaler Austausch genauso persönlich wie übers Telefon

Laut dem Ladis-Team findet weiterhin ein reger Austausch zwischen Gast und Gastgebern statt. „Manche Gäste schreiben einfach, dass alles passt, dass sie sich wohlfühlen. Andere fragen nochmal nach, ob sie ihre Fahrräder genau da abstellen dürfen oder ob sie schon früher abreisen können oder mit welcher Karte sie bezahlen sollen. Alle Fragen landen digital bei uns, das ist ein genauso persönlicher Austausch wie über das Telefon, nur digital und für viele Gäste moderner“, erklärt Frau Röck.

Die Antwort vom Ladis-Team erfolgt entweder per Mail oder als SMS aufs Handy, auch per WhatsApp, je nachdem, was der Gast am liebsten nutzt. Natürlich können auch Probleme unmittelbar gelöst werden. „Gäste finden es gut, wie schnell wir bei konkreten Anfragen über das SuitePad reagieren. Oft sind sie ganz überrascht, sie haben ja erst geschrieben und schon sind wir da und helfen.“

Gastbeitrag von Jacqueline Koch für SuitePad

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